Como aplicar a gestão de projetos em todas as áreas da empresa

Gestão de projetos em todas as áreas da empresa

Melhorar processos corporativos é um dos benefícios de aplicar a gestão de projetos em todas as áreas da empresa. Isso porque departamentos básicos como Financeiro, RH (Recursos Humanos), Administrativo e Comercial/Marketing precisam de métodos organizados para funcionar de forma eficiente.

João Carlos Boyadjian, professor do MBA USP/Esalq em Gestão de Projetos, explica que todo produto ou serviço deve ser entregue ao cliente interno ou externo dentro de um prazo determinado e com orçamento previamente estipulado.

Mudanças, investimentos, novos produtos, métodos e negócios, estudos de novas áreas, implantação de sistemas. Tudo isso faz parte da gestão de projetos e auxilia na entrega de resultados mais efetivos em todos os departamentos.

Divisão em equipes

Para aplicar a gestão de projetos em todas as áreas da empresa, Boyadjian explica que as equipes podem empregar os conceitos em seus próprios processos ou podem reunir membros com diferentes habilidades, formando um novo time para um novo projeto.

“O produto ou serviço final oferecido por uma empresa depende de equipes que funcionam e, às vezes, são designadas especificamente para trabalhar naquela frente. A vantagem é poder combinar diferentes habilidades técnicas e sociais para compor um time fortalecido para determinada estratégia”, completa o professor.

Ciclo de vida

Boyadjian destaca que cada projeto tem um ciclo de vida. Ele pode ser:

  • Preditivo ou pré-determinado: em que a equipe conhece o produto a ser entregue e, dessa forma, sabe das etapas de desenvolvimento. Os prazos e entregas são estabelecidos com antecedência. Qualquer mudança deve passar por uma solicitação com justificativa e aprovação. Geralmente é utilizado quando o produto só pode ser entregue em sua totalidade e não parcialmente.
  • Adaptativo: em que as adaptações são parte do processo e, conforme o caso, podem auxiliar o desenvolvimento de forma mais ágil, iterativa (repetidamente) ou incremental. Conforme as necessidades surgem, elas são definidas em ciclos menores. Assim, as mudanças são esperadas conforme a equipe reúne mais informações sobre o projeto.
  • Híbrido: que combina os dois ciclos anteriores. As etapas são previstas e previamente estabelecidas, mas não são tão engessadas quanto às mudanças.

Soft skills

As competências humanas têm destaque quando a ideia é aplicar a gestão de projetos em todas as áreas da empresa. Para Boyadjian, as soft skills garantem a efetiva execução dos processos. “O gerente precisa de habilidades como saber liderar, negociar, comunicar, motivar e coordenar a equipe para cumprir os objetivos”, enfatiza.

Essas habilidades – mais sociais do que técnicas – direcionam a equipe para o desenvolvimento de trabalhos de forma mais coesa e comprometida, com consciência das práticas de gerenciamento de projetos.

Vantagens

As vantagens de aplicar a gestão de projetos em todas as áreas da empresa são inúmeras. Boyadjian destaca algumas como certificar prazo, orçamento e qualidade prometida.

“Entregas mais rápidas, atendimento às solicitações e satisfação dos clientes são alguns benefícios para os departamentos corporativos. Com isso, as consequências são positivas para toda a equipe, que pode obter retornos de investimentos maiores e mais rápidos, por exemplo”, detalha o professor.

Projetos com boa taxa de entrega e boa qualidade criam produtos mercadológicos com market share maior, determinando, por exemplo, o valor de mercado da empresa, o volume de vendas, a preferência do público pela marca entre outros aspectos.

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