Conheça as boas práticas da gestão produtiva

No mundo corporativo, trabalhar sem boas práticas da gestão produtiva pode comprometer o sucesso do negócio. Assim como em qualquer aspecto da vida, delegar tarefas e saber executá-las com uma boa comunicação é de extrema importância, uma vez que está ligada diretamente com a produtividade.

Para um bom planejamento, alguns passos são importantes, principalmente em equipes que executam muitas atividades em um mesmo dia. Sem clareza sobre quais objetivos deverão ser atingidos, o coletivo estará comprometido desde a atividade mais simples.

Se você pretende guiar um time com bom equilíbrio, alta produtividade e excelentes entregas, é necessário implementar algumas das boas práticas da gestão produtiva.

Trabalhe sempre com agendas

Começando pelo mais simples, mas não menos necessário. Tenha um espaço para marcar os compromissos organizacionais e assim saber quais são os passos para executar um projeto. Atualmente são inúmeras as ferramentas de planejamento. Eficazes, elas devem ser escolhidas conforme o modelo de gestão.

A partir disso, liste absolutamente todas as tarefas que precisam ser desempenhadas. O conceito aqui é hierarquizar de modo que elas fiquem fáceis de serem visualizadas e administradas de formas mais estratégica.

Lembre-se que a equipe precisa compartilhar das mesmas informações e de forma padronizada. Portanto, utilize um sistema de armazenamento de informações comum a todos os integrantes, com a lista de toda a rotina, inclusive tempo de resposta para e-mails e reuniões.

Saiba o que acaba com seu tempo

Tirando a hora dedicada para um descanso e as pausas para o café, algumas distrações podem roubar o tempo produtivo. Entre elas estão e-mails, mensagens instantâneas e redes sociais.

Essas ferramentas podem ser úteis para executar certas tarefas, mas nem sempre são bem utilizadas. Para começar, elas tomam a urgência que deveria ser atribuída a outro processo. Um exemplo, é uma resposta imediata a um e-mail que poderia receber atenção mais tarde.

Para se livrar destes verdadeiros ladrões de tempo, observe e compare quanto tempo é gasto com essas atividades. Muitas vezes não percebemos o quanto elas atrapalham, pois, misturadas com a produção, levam a perder completamente o foco do trabalho inicial.

Tenha prioridades… E saiba dizer não

Priorização é um dos fatores que mais influenciam e fazem a diferença no planejamento. Saber sobre prazos, resultados e facilidades de cada tarefa dá uma ideia sobre o futuro do projeto, principalmente se ele terá êxito ou não.

Entretanto, uma habilidade importante para seguir nas boas práticas da gestão pridutiva é saber dizer não. Isso significa comprometimento somente com aquilo que se tem certeza, evitando “abraçar” coisas demais. Ao realizar diariamente as tarefas com foco e determinação, mais tempo é poupado para resolver possíveis urgências futuras, aumentando a produtividade de maneira definitiva.

O maior segredo para fazer a gestão do tempo e produtividade é não passar pela mesma tarefa mais de uma vez. Por isso a importância de se dedicar profundamente em uma atividade até sua finalização. Fazendo o certo de primeira, nada precisará ser retocado ou refeito.

Delegue e avalie os rendimentos

A distribuição de responsabilidades exige uma clara comunicação, esclarecimento das dúvidas, apoio e liderança em todo o processo. Para tanto, é importante também controlar cada etapa de perto, evitando dessa forma alguns problemas de entregas.

A delegação exige comunicação clara, esclarecimento de dúvidas, apoio e liderança em todo o processo. Conforme cada atividade for finalizada, ela deve ser riscada da lista. É importante lembrar de compartilhar isso com o restante da equipe, para que todos estejam alinhados sobre os passos do processo.

Também é necessário controlar as tarefas que foram delegadas. Além de impedir a manifestação de mudanças urgências e esquecimento de tarefas, fica mais fácil avaliar os rendimentos.

Utilize o Método GTD

Essa prática surge do princípio de que o controle sobre as coisas trará melhores resultados, além de manter um fluxo de trabalho mais tranquilo. Do inglês Getting Things Done, a metodologia é aplicada em 5 passos:

  • Capturar: na primeira etapa, o objetivo é coletar tudo que merece maior atenção e organização. Para isso, pense sempre nas atividades que realmente precisam ser realizadas e faça uma lista de tarefas, seja no computador, smartphone ou papel.
  • Esclarecer: após isso, analise com bastante foco cada informação coleta e atribua uma demanda e ação para cada uma, se necessário.
  • Organizar: coloque uma ordem de execução para cada item da etapa anterior. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas.
  • Refletir: observe com frequência as listas, garantindo que não está esquecendo de nenhuma tarefa. Faça essa revisão, no mínimo, uma vez por semana.
  • Engajar: nesse momento, as tarefas selecionadas na lista deverão ser executadas.

Gostou? Diz pra gente quais dessas boas práticas você já usa ou usou

Autor (a)

Ana Rízia Caldeira
Boa ouvinte, aprecio demais os momentos em que posso ver o mundo e conhecer as coisas pelas palavras das outras pessoas. Não por menos, entrei para o jornalismo. E além de trazer conteúdos para o Next, utilizo minhas habilidades de apuração e escuta para flertar com a mini carreira de apresentadora nos stories do MBA USP/Esalq, no quadro Você no Camarim. Quando não estou me ocupando em ser a garota dos textos e do Instagram, gosto de usar meu tempo para devorar livros, acompanhar algum bom filme, enfeitar minha casa com tapetes de crochê, desenhar flores e abusar dos meus dotes na cozinha.

Compartilhar